Что такое "деловое письмо"?

Чем деловое письмо отливается от "неделового", почему для деловой переписки существует так много формальных требований?

Ответ очевиден — тем, что это переписка не между личностями, а между организациями или подразделениями организации. Деловое письмо — это, в известном смысле, "не человеческое" письмо, но как часто мы об этом забываем, пытаясь включить в него что-то личное!

Деловые письма всегда пишутся не "потому, что", а "для того, чтобы". Не потому, что давно не писал или  невтерпёж поделиться новостью, но всегда для какой-то конкретной цели, будь то предупреждение риска, поддержание своей репутации или лишение партнёра права на незнание.

Исторически, самой зрелой и формализованной областью деловой переписки была и остаётся дипломатия, которая, как известно, "есть продолжение войны другими средствами". Аналогия с военными действиями уместна и для отношений в бизнесе, здесь похожие цели и задачи: захват инициативы, уклонение от прямого столкновения,  получение контроля над чем-то важным.

Правила переписки,  стандарты оформления документов, нужны для того же, что и армейские форма или устав: исключить случайный человеческий фактор, нечёткость, двусмысленность, свойственные личному человеческому общению. Недаром среду, в которой используются деловые письма, мы называем "машиной" или "аппаратом": "государственная машина", "бюрократический аппарат".

Хорошее письмо, как пункт армейского устава, не должно давать повода для долгого размышления, в нем не должно быть ничего, что можно трактовать двусмысленно.

К счастью или к несчастью, на практике все гораздо сложнее. Реальная бюрократическая машина — это всегда симбиоз машинного и человеческого, она ведёт себя как живое существо — растущее, ленивое, с сильнейшим инстинктом самосохранения.

На практике мы, даже когда готовим рутинное письмо о каких-нибудь "принятых мерах", должны учитывать огромное количество обстоятельств, не имеющих непосредственного отношения к делу: позиции заинтересованных сторон, их взаимосвязи, ангажированность, даже планы на отпуск…
Деловая переписка — это ремесло и искусство одновременно.
Ремесло состоит во владении формой, правилами и стандартами документооборота, а искусство — в способности предсказывать поведение сложнейшей бюрократической системы и добиваться от неё требуемого результата.