Каким должно быть деловое письмо?

Принципиальная особенность делового письма в том, что оно не личное. Оно не обязательно должно быть "дельным", иногда в таких письмах намеренно не содержится ничего, кроме общих фраз, но в нем не должно быть эмоций, личного отношения автора к событиям и, тем более, к людям.

Если при подготовке официальных писем это требование обычно выдерживается, то в рабочей переписке по E-mail люди часто им пренебрегают, давая волю чувствам. Это непрофессионально и всегда вредит делу. Даже нейтральный юмор в письме знакомому сотруднику, нежелателен. Всегда следует помнить, что любое письмо может попасть "не в те руки" и ваш юмор или вольные рассуждения будут интерпретированы совершенно неожиданным и неприятным для вас образом. Относитесь к деловым письмам как к показаниям в суде — каждое ваше слово может быть использовано против вас.

Из этих же соображений следует стремиться к лаконичности письма. В кратком и чётком тексте скорее всего не к чему будет придраться или неправильно понять. Кроме того, краткое письмо экономит время корреспондента. Желательно, чтобы письмо занимало одну, максимум — две страницы, без учета приложений.

При подготовке письма очень важно ясно представлять для чего оно вообще пишется, какова его цель.
Например, требуется отправить письмо в связи с решением ранее проведенного совещания "к такому-то числу доложить о результатах таких-то работ".
Отметим, что выполнение решения совещания -- это причина, не цель письма, а причина. Цели у него могут быть самые разные, в зависимости от интересов и положения дел отправителя.
Например, целью может быть:

минимизация вашего ущерба от срыва плановых сроков выполнения работ.;
предоставление вашему агенту влияния в организации - корреспонденте оснований для лоббирования ваших интересов.

В первом случае главным в письме будет указание объективных причин, которые "потребовали изменения сроков…" ( а лучше - "потребовали выполнения дополнительных работ") и соответствующих предложений с новыми срокам и описанием дополнительных работ.
Во втором случае следует сделать акцент на описании ваших ценных инициатив, полученных дополнительных результатах и новых возможностях.

Деловое письмо