Структура делового письма

Официальное письмо состоит из следующих блоков:

Реквизиты отправителя
Реквизиты получателя
Исходящий номер и дата
Заголовок
Тело письма
Перечень приложений
Подпись

Блок с реквизитами отправителя помещается в левом верхнем углу первого листа и включает следующие атрибуты:

наименование организации;
адрес организации;
телефон и факс;
адрес электронной почты;
имя сайта организации;
коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Исходящий номер и дата могут располагаться под реквизитами отправителя, либо под реквизитами указывается только номер, а дата выносится в отдельное поле и размещается справа над заголовком.
Блок с реквизитами получателя размещается в правом верхнем углу первого листа и включают следующие атрибуты:

должность (в дательном падеже);
наименование организации получателя;
ФИО получателя (в дательном падеже);
адрес.

Если получатель имеет учёную степень, её следует указать перед ФИО (см. Статью "Список сокращений учёных званий и степеней")
Можно использовать другой порядок следования атрибутов:

наименование организации;
адрес;
должность и ФИО в дательном падеже.

Заголовок - это краткое изложение темы письма, он должен позволять получателю не читая основной текст определить его назначение и важность.
Заголовок центрируется и располагается ниже даты и номера документа.
Пример заголовка: "О нарушении сроков выполнения работ по этапу № N договора NNN от дд.мм.гггг."
Тело письма, как правило, состоит из:

обращения;
вводной части;
основной или констатирующей части;
заключения;

Стандартные современные формы обращения:
"Уважаемый господин <Имя Отчество>!", "Уважаемый ..." или "Дорогой ...", в зависимости от статуса отношений.
Строка обращения выравнивается по центру страницы.

Иногда обращение опускается, в этом случае письмо начинается сразу со вводной части. Это характерно для так называемых "трафаретных" писем, для писем юридическому лицу или для писем коллективному адресату.

Вводная часть разъясняет причины и цели написания письма. В ней содержатся ссылки на события, документы и факты, необходимые для обоснования и понимания основной части текста.

В зависимости от обстоятельств, вводная часть может быть совсем краткой, например, "Сообщаем Вам, что…", или развёрнутой, восстанавливающей сложный контекст со многими участниками.

Часто вводная часть начинается с формулы вежливости, например, "Выражаем признательность за сотрудничество с нашей компанией…"

Основная часть описывает положение дел по теме письма
Текст основной части должен быть кратким и максимально доступным для понимания. Все подробности, фактуру, которую вы описываете или упоминаете, следует вынести в Приложения.

Заключение - важнейшая для отправителя часть, содержащая предложения, просьбы или выводы в выгодной для него формулировке.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и отделяется от основного текста одним интервалом. Обычно используется стандартная формулировка, соответствующая уровню отношений с получателем, например:

"С уважением…",
"С глубоким уважением…",
"С уважением и признательностью…".

Строка подписи следует за формулой вежливости и включает должность, собственно подпись, инициалы и фамилию подписанта.

Если письмо включает приложения, между основным текстом и подписью добавляется перечень приложений:
Приложения:
Приложение №1. <Наименование>
…
Приложение №n. <Наименование>

Сами приложения оформляются в произвольной форме.

Деловое письмо