Правильное электронное письмо
При всей кажущейся простоте, написание электронного письма требует ответов на многие вопросы:
- Что писать в поле "тема"?
- Кого включать в рассылку?
- С чего начать письмо?
- Каким должен быть текст письма?
- Как правильно оформить подпись?
Вопросы возникают не зря, часто именно электронное письмо формирует первое впечатление об отправителе и небрежность здесь может дорого стоить.
Письмо начинается с обращения, которое должно соответствовать степени вашего знакомства с получателем. Не бойтесь быть слишком формальным или слишком вежливым, это гораздо лучше, чем показаться кому-то невежественным. Помните, даже личное электронное письмо после пересылки может попасть к совершенно неожиданному читателю, который может сделать о нем совершенно неожиданные выводы.
Требования к содержанию e-mail в основном совпадают с
требованиями к бумажному письму.У электронного письма все та же классическая трехчастная структура: вводная часть, констатирующая часть, заключение.
Как правило, эти части соответствуют ответам на вопросы "почему это письмо написано?", "что я сообщаю?", "для чего оно (что я хочу получить)?".
Например: " В продолжение нашего телефонного разговора (почему?) высылаю материалы по теме… (что?). Предлагаю провести встречу дд.мм.гггг с участием … для обсуждения дальнейших действий (для чего?)".
К особенностям электронной переписки можно отнести повышенные требования к лаконичности. Обычно письмо содержит один-три абзаца, все подробности, обстоятельства и сопутствующие материалы лучше оформить в виде вложений.
Из этого правила есть исключение: если ожидается, что получатель будет читать письмо со смартфона и неизвестно, сможет ли он просмотреть вложенные файлы, дополнительные материалы лучше включить в тело письма.
Большое значение имеет оформление подписи. Пожалуй, это единственный элемент e-mail, в котором допустимы дизайнерские изыски, но при этом важно выдержать стиль и соблюсти меру. Не стоит применять экзотические шрифты и яркие цвета, лучше вообще никак её не выделять - навязчивость и нескромность плохи во всех проявлениях.
Подпись включает в себя:
- формулу вежливости,
- разделитель,
- ФИО отправителя,
- должность,
- название организации,
- контакты отправителя,
- ссылка на сайт компании и (или) её логотип.
Пример подписи:
--
C уважением,
Иванов И.П.
Руководитель отдела продаж
ООО "Оптимальные решения"
Тел. моб. +7 90X-XXX-XX-XX
Тел. раб. (XXX) XXX-XX-XX
I.Ivanov@optimum-decisions.ru
www.optimum-decisions.ru
Довольно часто к подписи добавляют стандартную формулу требований по сохранению конфиденциальности информации. Реальных обязательств по законам РФ такие подписи не накладывают, но, по крайней мере, свидетельствуют, что вы заботитесь о конфиденциальности.
Такой текст уместен только для писем, действительно содержащих информацию ограниченного доступа. Заявлять о конфиденциальности каждого письма и повторять это при ответах не следует.
Многие из распространенных формулировок такого рода не выдерживают критики. Фраза в конце текста "… Если Вы получили письмо по ошибке, Вы не имеете права его читать…" в лучшем случае вызовет улыбку, поэтому, раз уж вы их используете, позаботьтесь об их корректности.
Тема письма должна быть максимально информативной, в идеале она должна позволять получателю решить, что делать с письмом, не читая его. Варианты "От Ивана Ивановича" или "Предложение" ничего не говорят о содержании и характерны для спама, тогда как тема "Проект xxx. Резюме встречи по вопросу YYY от дд.мм.гггг" позволяет сразу определить о чем письмо, насколько оно срочное, нужно ли его кому-то переслать.
При составлении списка получателей рекомендуем руководствоваться следующими правилами:
- когда отправляете письмо руководителю, не следует включать в копию адреса его подчиненных (если только они не входят в одну рабочую группу с адресатом) ;
- список рассылки лучше формировать с учетом "табеля о рангах" - сначала указывайте начальников и наиболее влиятельных лиц;
- будьте осторожны при добавлении адресов в копию, постарайтесь представить — как на это отреагирует получатель, не скомпрометируете ли вы его (если только это не является вашей целью);
- будьте внимательны при ответе на сообщение с большим списком рассылки, внимательно изучите его, возможно, в Ваших интересах удалить часть получателей или изменить тональность ответного письма.
Деловое письмо e-mail