По неписанным бюрократическим правилам проект протокола совещания должен быть готов до его начала и готовят его вместе с повесткой. Точнее, не весь протокол, но его суть — принятые решения. После совещания могут сделать небольшие корректировки решений и дописывают антураж: преамбулу, прения сторон, особые мнения...
Протокол совещания Повестка совещания Управленческая борьба
В любом проекте есть рутина (старое) и есть уникальность (новое). В самом простом варианте Старое формализуется с помощью чек-листов, а Новое - с помощью протоколов.
Чек-лист Протокол совещания управление проектами