Организация совместной работы - баланс творческой свободы и бюрократии

Совместная работа - это признак проектной деятельности. На первый взгляд, это спорное утверждение — на конвейере люди тоже совместно собирают автомобиль: один работник вставил болт, другой накрутил на него гайку, но в этих действиях нет главного, что делает работу совместной - нет сознательного соучастия в общем деле, нет общей задачи, вместо этого у каждого рабочего набор операций в жёстко регламентированном процессе.

Совместной работа становится не от того что людей, как механизмы, вставляют в ячейки какого-то процесса, а от того, что у самих людей появляются общие цели и задачи. Собственно, насколько люди разделяют общие цели, настолько и работа их - совместная.
То есть, люди объединяются не для того, чтобы делать, а для того, чтобы сделать. Делать - это процесс. Делают на конвейере каждый день с 9 до 18. Сделать - это проект.

По определению проект - это всегда уникальный результат и уникальный путь к результату. Уникальный - значит не регламентированный на все 100%, предполагающий свободу выбора и неизбежный риск ошибок и несогласованности промежуточных результатов.
Ошибки и непредсказуемость - обратная сторона свободы. Творческое бессилие - обратная сторона регламентов.

Работа в проекте должна быть организована так, чтобы, с одной стороны, каждый занимался своей задачей и отвечал за свой результат, а с другой - чтобы никакая другая задача проекта не была для него чужой.

Задачи мотивации в проекте выходят за рамки статьи, можно только отметить, что для этого не требуются сверхусилия, большинство из нас, если видят, что их труд нужен, что усилия и инициативы не остаются незамеченными, включаются в работу на 100%. Возможность сделать что-то хорошо, проявить свои лучшие качества важна сама по себе, это и есть то, что мы называем "интересная работа".

Для организации совместной работы есть несколько простых и понятных правил:

- В проекте должны поддерживаться максимально простые и понятные "правила игры". Это может быть документ вида FAQ, дополненный набором шаблонов для оформления результатов и чек-листов для основных типов работ, или другие формы, важно, чтобы цель у этих правил была - помочь людям, повысить эффективность их работы, а не переложить или размазать ответственность.

- Нужно обеспечить личное знакомство членов команды проекта (незнакомых людей нельзя назвать командой). Если проект распределенный — использовать теле- и видеоконференции.

- Все члены команды должны представлять себе весь проект в целом и свою роль в нем. Каждому должна быть известна не только его текущая задача, но и, по возможности, все будущие задачи — в виде расписания проекта или пула задач рабочей группы — люди должны видеть перспективу и взаимосвязи со смежными задачами.

- Каждый участник должен иметь возможность задавать вопросы не только своему руководителю, но и любому из коллег, ответственному за смежные задачи, или обладающему нужной экспертизой. Лучше всего, если в проекте будет устроено открытое пространство коммуникаций с различными сервисами групповой работы: телефон, видеоконференции, общие информационные ресурсы, групповые чаты, мессенджеры, e-mail.

- Постановка задачи должна включать требования к содержанию и оформлению результатов и информацию о заинтересованных участниках - тех, кто будет пользоваться этими результатами или учитывать их при решении своих задач. Если эти требования сложно сформулировать, следует выделить их подготовку в отдельную задачу. Крайне важно обеспечить совместимость и согласованность результатов различных задач.

- У каждого участника должны быть возможности дать предложения по улучшениям и сообщить об обнаруженных проблемах и рисках. Важно, чтобы такая активность не оставалась без внимания и ответа.

- Все члены команды должны получать информацию о текущем состоянии проекта и обо всех изменениях в проекте. Лучше делать это на регулярных коротких (до получаса) совещаниях (если проект распределенный - использовать виде- или телеконференции).

Управление проектами Совместная работа