Чек-лист и протокол — главные документы в проекте

Из чего состоит проект? Ответов может быть много: "из работ и коммуникаций", или "из целей, ресурсов и ограничений" — выделять составные части можно по различным критериям. Но на концептуальном, или даже на философском уровне, проект всегда можно разделить на "старое" и "новое".

Старое - то, что уже было,  в отношении чего есть опыт.
Новое — это уникальная специфика, то, что, собственно, делает проект проектом, а не очередным повторением  известного процесса, - это сочетание ограничений, уникальные результаты, оригинальные методики — то, для чего пока нет опыта, что только предстоит понять или придумать.

Чтобы эффективно отработать первую часть, то есть - повторить "старое", нужны средства консервирования и повторного использования опыта. В самом общем виде это и есть чек-листы — квинтэссенция опыта в самой простой и устойчивой к помехам форме - "делай раз, делай два, делай три".
Инструкция по применению гранатомета или так называемая "полетная карта", которую летчики выполняют/проговаривают перед взлетом   - классические примеры чек-листов.

Старое - это уже побежденная сложность, это риски, превратившиеся в статистику. Чем точнее мы будем придерживаться инструкций по отношению к Старому - тем лучше.

С новым всё наоборот. Здесь нужно забыть про инструкции, стереотипы и авторитеты, выйти из безопасной зоны известного и противопоставить неизвестности Нового  когнитивные способности всей команды, всех  заинтересованных сторон, независимо от знака их влияния. Противники здесь не менее важны, чем сторонники - чем раньше и полнее они предъявят свои претензии - тем лучше.

Встречи, совещания, мозговые штурмы — все это  акты коллективного "прояснения нового" (в том числе - прояснения  всевозможных личных и групповых интересов), которые  материализуются в виде протоколов.
Протоколы - это первичный материал "определенности", на их основании в дальнейшем строится вся пирамида результатов проекта - концепции, технические задания, технические и организационные  решения, макеты и окончательные материальные и нематериальные "продукты проекта".

Боле подробно о чек-листах здесь, о протоколах — здесь.